Poznaj narzędzia które pomogą Ci  zarządzać zadaniami.


 

Realizując wiele inicjatyw muszę być dobrze zorganizowana, innej opcji nie ma.  Papierowy kalendarz czy  kolorowe karteczki ułatwiają mi codzienną pracę ale gdy mam na głowie tysiące spraw do ogarnięcia i kilku pracowników do przypilnowania z chęcią sięgam po zewnętrzne narzędzia. Tych na rynku dostępnych jest bardzo wiele - zarówno znajdziemy coś w wersji desktopowej jak i mobilnej, zupełnie darmowej czy płatnej. Co więc wato wybrać ? Pozwól, że przedstawię Ci moją listę najefektywniejszych narzędzi do zarządzania zadaniami: 

 

Trello - jedno (moim zdaniem) z najlepszych narzędzi do zarządzania zadaniami.

 

Jeżeli tak jak jak lubisz zapisywać swoje zadania/pomysły  na samoprzylepnych karteczkach to Trello będzie dla Was najlepszym rozwiązaniem. 

Trello jest narzędziem bardzo pomocnym podczas planowania. Aplikacja dostępna jest zarówno z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji mobilnej.   Świetnie sprawdza się przy złożonych projektach, w organizacji których bierze udział wiele osób. Konto na platformie jest bezpłatne, aby je utworzyć, wystarczy podać login i hasło. W tej aplikacji możesz tworzyć zespoły do konkretnych zadań. Zespoły możemy dołączać do określonych tablic, w których są listy z kartami zadań (jak kolorowe karteczki post-it na tablicy Kanban). Każda karta może być dedykowana innej sprawie, dzięki czemu daje nam przejrzysty obraz naszych zadań. Jak dla mnie ważną funkcją aplikacji jest możliwość integracji z wieloma usługami Google, np. z Google Calendar oraz Google Drive.

Nic więc dziwnego, że aplikacja posiada obecnie ponad 25 milionów użytkowników na całym świecie, co sprawia, że ​​jest to jedną z najpopularniejszych aplikacji do zarządzania projektami. Narzędzie jest wykorzystywane zarówno przez wielkie firmy - takie jak Google czy zmieniające świat organizacje - Czerwony Krzyż a także zwykłych ludzi do planowania ich codziennych zadań.

 

 

Asana

Asana to darmowy program do zarządzania zadaniami w wersji webowej (dostępny przez internet) oraz mobilnej (na telefony komórkowe). Pozwala na tworzenie dużych projektów, w ramach których tworzymy listy zadań i podzadań, mamy możliwość przydzielania osób do konkretnego zadania, wyznaczania terminów oraz kontrolowania postępów.

Asana opiera się na prostych funkcjach:

  • dla swoich potrzeb możesz tworzyć projekty, te zaś podzielić na zdania
  • każdemu zadaniu możesz przypisać osoby wykonujące – przy czym Asana pozwala Ci założyć, że ktoś przewodzi projektowi
  • w ramach jednego zadania możesz ustalić podzadania, dla których (jak i dla zadań) możesz wyznaczać terminy realizacji
  • przy danym zadaniu można prowadzić konwersacje z osobami, które są do niego przypisane. Można zostawiać załączniki, dodawać tagi czy oznaczać całe zadania kolorami
  • przy konkretnych zadaniach osoby w nim zaangażowane mogą oznaczać je symbolami „serduszek” co zapewne też można wykorzystać w komunikacji międzyzespołowej
  • otrzymujesz komunikaty mailowe w przypadku, gdy dodane zadanie lub komentarz dotyczą Ciebie

Dzięki temu, Asana nie nakazuje Ci tworzyć systemu pracy według założenia, ale właśnie dopasowuje się do Twoich założeń. Lubisz używać kolorów ? Stosuj je, sama tablica zadaniowa będzie dla Ciebie czytelniejsza. Nie lubisz dzielić zadania na podzadania – nie musisz, jeśli to dla Ciebie strata czasu. Możesz oznaczać tagami zadania, by usprawnić podział zadań na obszary działań.

Do Asany dostępne są przydatne wtyczki, np. taka, która pozwala na załączanie plików z Dropboxa lub Google Drive’a. Program synchronizuje się także z kalendarzem Google’a, co bardzo ułatwia pracę.

 

Workep - zamień swój pakiet G Suite w narzędzie do zarządzania projektami:

 

W ramach przypomnienia G Suite (​dawniej Google Apps for Work) to pakiet niezbędnych narzędzi Google do pracy online. Korzystając z usług G Suite dostajesz dostęp do m.in.  Gmaila (z możliwością podłączenia domeny firmowej), Kalendarza Google, Dysku Google, Google Hangauts, Dokumentów Google, Arkuszów Google, Prezentacji Google, Formularzy Google, czy Witryn Google. Dodam tylko, że sama wybrałam takie rozwiązanie do swojej "małej" firmy i obecnie nie zmienię je na żadne inne.

G Suite może stać się także świetnym rozwiązaniem do zarządzania projektami i zespołami a to za sprawą aplikacji Workep.

Workep jest pierwszą platformą, która pozwala na całkowitą automatyzację wszystkich aplikacji w ramach Google Suite.  Platforma pozwala zintegrować pliki Dysku Google z projektami, synchronizować wszystkie harmonogramy i wydarzenia z Kalendarzem Google oraz komunikować się i między współpracownikami z innymi członkami zespołu za pośrednictwem Google Hangouts.  W bezpłatnej i podstawowej wersji można stworzyć tylko jeden zespół składający się z 10 użytkowników.

Podsumowując:

Nie ważne na jakie narzędzia się zdecydujemy, musimy pamiętać o ich systematycznym stosowaniu. Im więcej narzędzi wybierzemy tym więcej czasu musimy poświęcić na ich obsługę  dlatego zawsze doradzam wszystkim umiar i wybór najodpowiedniejszej dla siebie platformy. 


 

Jeżeli spodobał Ci się ten artykuł to może zainteresujesz się również: Metoda pomodoro, czyli jak efektywnie zarządzać czasem pracy.

 

02 maja 2019

Przydane narzędzia do zarządzania zadaniami.

Dane kontaktowe
 
AFFINITY Małgorzata Manelska
ul. Włocławska 167
87-100 Torun

 

NIP: 554-266-10-77

REGON: 341332413

Skontaktuj się z nami:

Wszelkie prawa zastrzeżone.© 2019 AFFINITY MARKETING

Social Media:

+ 48 666-949-688

m.manelska@affinity-marketing.pl